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Universidad de los Andes
Empresa pionera en Colombia en la implementación de la solución SAP Vendor Invoice Management


 “Trabajamos muy bien en equipo con DTI y Gestión Humana. Nuestro propósito no era hacerlo bien sino perfecto y se cumplió. Se entregó en los tiempos pactados, con bajas incidencias a corregir y dentro del presupuesto inicial. Adicionalmente, decidimos incluir, además de las unidades piloto, el resto de facturas radicadas por las unidades, con lo cual descubrimos que los tiempos del proceso contable de esta porción del cierre se redujeron en un 40%. Las unidades están contentas y si lo medimos por los niveles de “quejas”, ¡no me ha llegado la primera!”

Teresa Gómez - Directora Financiera, Universidad de los Andes.


Aumento en la eficiencia de los procesos de pago a proveedores, disminución de riesgos en la custodia documental; contribución con los requerimientos de ley; reducción de costos operativos, así como facilitar el intercambio de información, son algunas de las ventajas que ofrece ésta solución que en Colombia se implementó con éxito en la Universidad de los Andes, gracias a la firma Colombiana, Projection Core Consulting, empresa especializada en Consultoría SAP Netweaver y OpenText que opera hace 13 años en el país y cuenta con una amplia trayectoria en el desarrollo y ejecución de proyectos de tecnología nacionales e internacionales.

SAP Vendor Invoice Management by OpenText opera desde junio de 2013, en el departamento contable de la Universidad de Los Andes, con resultados que se evidencian cada fin de mes, donde se ha reducido el 40% del tiempo de procesamiento en el cierre financiero, gracias a que el equipo humano de la institución pudo disminuir sus tareas operativas, empezando a tener procesos más eficientes y por ende, mejorar su desempeño, rendimiento laboral y calidad de vida. De igual forma, también se contribuye de manera directa con la conservación del medioambiente, como lo comenta Claudia Navarro, jefe de contabilidad de la entidad, “el departamento ha dejado de usar 12 resmas de papel en tres meses”.

El Proyecto S.I.G.A. Sistema Integral de Gestión a Acreedores implementado en la Universidad de los Andes es considerado un caso de éxito en términos de cumplimiento de tiempos, costos y alcance, como lo comenta la Directora Financiera y el Vicerrector Financiero y Administrativo de la Universidad, Por su parte, Javier Serrano, Vicerrector Financiero y Administrativo agregó, “ésta es una noticia para destacar y felicitar a todo el grupo involucrado”.

Facturar será más fácil

La solución de gestión de contenido empresarial SAP Vendor Invoice Management es idónea para empresas con SAP/ERP de diferentes sectores productivos que les interese además automatizar los procesos de cuentas por pagar en un periodo de 3 a 4 meses, minimizar los costos, optimizar el relacionamiento con sus proveedores y mejorar su flujo de caja. Además, les permite hacer parte de la política de oficinas Cero Papel, que se impone en el mundo.

Esta solución integra todos los procesos pertinentes a cada entidad o jerarquía, habilita el entrenamiento de campos opcionales y personalizados por el cliente, logrando que el sistema aprenda inteligentemente y se entrene para optimizar cada vez más el proceso de captura de datos.

Esta solución disminuye los costos ocultos que se presentan al añadir herramientas de terceros, y asegura de manera efectiva las interfaces para que la automatización arroje resultados óptimos que facilitan el proceso requerido para asumir el reto que impondrá la DIAN para la facturación electrónica en Colombia.

Ventajas de su implementación:

 Optimiza las operaciones de Acreedores.

 Minimiza los costos y mejora la productividad.

 Mayor visibilidad de la información.

 Control sobre los procesos financieros.

 Mejora del flujo de caja.

 Genera informes financieros puntuales y precisos.

 Garantía de cumplimiento.

 Fortalece las relaciones con proveedores.

“Para muchas empresas, la cantidad de información contenida en documentos, vídeos, fotos, audios, etc., que se genera es muy grande y almacenarla termina siendo un dolor de cabeza por razones de espacio. Además, en muchas ocasiones, esa información tiene usos legales, por lo que es necesario almacenarla durante varios años, lo que complica aún más los procesos. Por eso, es imprescindible que la información esté interconectada con los procesos de negocio, que es lo que ha logrado la Universidad de los Andes con la implementación de la solución SAP Vendor Invoice Management”, enfatizó Eliseo Mojica Ladino, director de Projection Core Consulting.

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